Zpracování osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů zákazníků

Účelem tohoto dokumentu (dále jen „Zásady“) je poskytnout Vám informace, jaké osobní či jiné
údaje zpracováváme a z jakého důvodu. Tyto Zásady se týkají primárně našich zákazníků, dále pak
v adekvátní míře i jejich zástupců či kontaktních osob, uživatelů našich služeb a návštěvníků našich
webových stránek.
Správcem a zpracovatelem osobních údajů je společnost REKO PRINT, s.r.o., sídlem Zahradní 194, 691
85 Dolní Dunajovice, IČ: 29225701, DIČ: CZ29225701, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném KS v
Brně v oddílu C, vložka č. 66955. Zpracováním osobních a dalších údajů může
REKO PRINT, s.r.o. (dále jen „Správce“) pověřit další subjekty, s nimiž má uzavřenou zpracovatelskou
smlouvu (zaměstnance, externí dodavatele služeb).
Tyto Zásady jsou publikovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze
dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislost se zpracováním osobních údajů a o
volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“). Jsou účinné od 25. května 2018.

Zpracovávané údaje

Zpracováváme pouze ty osobní údaje, které jsou nutné k uzavření smluvního či jiného právního
vztahu a k poskytování našich služeb, ke kontaktování zákazníků z legitimních technických, či
provozních důvodů, nebo takové údaje, jejichž shromažďování vyplývá přímo z platné
legislativy.

Zpracovávané osobní údaje

• jméno a příjmení, případně akademický titul
• jméno společnost, IČO, DIČ, sídlo a místo podnikání
• adresu trvalého bydliště, fakturační adresa a adresa fyzické instalace služeb
• telefonní číslo
• e-mailovou adresu
• podpis
• obchodní název, objem a technickou specifikaci poskytovaných služeb či zboží a
  informace o jejich ceně
• provozní údaje nutné pro potřeby přenosu dat v sít elektronických komunikací,
  monitoring a vyhodnocování její technické kvality, nebo pro jejího účtování
• bankovní spojení, účetní záznamy o platbách, daňové doklady a informace o platební
  morálce

Další zpracovávané údaje

Údaje vzniklé během komunikace mezi námi a zákazníkem
Tyto údaje vznikají v důsledku komunikace mezi námi jakožto poskytovatelem služeb a
prodejcem zboží a našimi zákazníky. Jde o zápisy z osobních rozhovorů se zákazníky na našich
kontaktních místech (provozovnách) nebo jiného fyzického kontaktu se zákazníky (instalace,
servisní zásahy aj.) a dále pak o písemnou listinnou i elektronickou komunikaci se zákazníky,
záznamy telefonických hovorů a chatové komunikace vedené se zákazníky na našich oficiálních
profilech sociálních sít.
Údaje poskytnuté zájemcem o navázání pracovního vztahu
Tyto údaje poskytuje zájemce o navázání pracovního vztahu v životopisu a následně během
pracovních pohovorů. Tyto údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu a jen po dobu
trvání výběrového řízení na konkrétní pracovní pozici.
Záznamy z bezpečnostních kamer
Naše provozovny a další prostory jsou zpravidla z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů
monitorovány bezpečnostními kamerami. Prostory, kde jsou tyto kamery umístěny, jsou
označeny viditelným upozorněním.
Údaje zpracovávané na základě vašeho souhlasu
Zpracování těchto údajů není nezbytně nutné k poskytování našich služeb, k plnění smluvních
závazků, zákonných povinnost nebo oprávněných zájmů, jejich zpracování nám ale umožňuje
zvyšovat kvalitu produktů, zaměřit se na ty služby a jejich parametry, o které naši zákazníci
projevují největší zájem a případně naše zákazníky též informovat o nabídkách a bonusových
slevách, které jsou pro ně potenciálně zajímavé. Jde především o:

• údaje z marketingových průzkumů, zpracovávaných na základě předchozího souhlasu
  zákazníků
• údaje o typu, obchodním jménu a míře využívání služeb, produktů či bonusů,
  zpracovávaných na základě předchozího souhlasu zákazníků
• kontaktní údaje osob, které nejsou našimi zákazníky v případě, že poptávají naše služby
• záznamy o činnost uživatele na našich webových stránkách, pakliže jsou v
  klientském internetovém prohlížeči povoleny soubory cookies. Pokud bude mít prohlížeč
  použit souborů cookies povoleno, budeme vycházet z toho, že daný uživatel
  s využíváním standardních cookies ze strany našich webů.

Rozsah zpracovávaných údajů je závislý na účelu zpracování. Pro některé účely je možné
zpracovávat příslušné údaje přímo na základě platné legislativy (tj. bez souhlasu zákazníka), na
základě našeho oprávněného zájmu, pro další pouze na základě souhlasu.

Účel zpracování osobních údajů

Osobní údaje potřebujeme k uzavření smluvního vztahu, k ochraně našich oprávněných zájmů a
samozřejmě též k poskytování samotných služeb. Zpracování některých údajů nám též přímo
ukládá platná legislativa.
Údaje zpracováváme zejména pro tyto dílčí účely:

• identifikace a kontaktování zákazníků (plnění smlouvy),
• poskytování služeb a dodání objednaného zboží (plnění smlouvy),
• vyúčtování služeb, vystavování výzev k platbě a daňových dokladů (plnění smlouvy),
• plnění daňových povinnost (plnění zákonných povinnost),
• evidence dlužníků, vymáhání pohledávek a řešení zákaznických sporů (oprávněný
  zájem).

Přístup k osobním údajům klientů

K osobním údajům zákazníků (ať už v listinné, nebo v elektronické podobě) mají přístup pouze ti
zpracovatelé, s nimiž máme uzavřenou zpracovatelskou smlouvu. Jde zejména o zaměstnance a
dodavatele služeb, naše partnery. V obou případech platí, že mají přístup pouze k takovým
údajům, které jsou nezbytné pro splnění konkrétních úkonů, jsou vázáni mlčenlivost a
povinnost nepoužívat údaje k jiným účelům, než k jakým jim byly poskytnuty.
Platná legislativní úprava nám dále ukládá poskytnout na vyžádání některé osobní i citlivé údaje
oprávněným orgánům, např. Policii ČR.

Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje zákazníků zpracováváme po celou dobu využívání našich služeb (tj. po dobu trvání
smluvního vztahu), době naplnění našich oprávněných zájmů a dále pak ve lhůtách stanovených
právními předpisy. Následně jsou tyto údaje buď fyzicky skartovány, vymazány, nebo
anonymizovány.
U zákazníků, kteří vůči nám mají splněny veškeré závazky, jsme oprávněni zpracovávat základní
osobní, identifikační a kontaktní údaje a údaje o službách, komunikaci s našimi pracovníky,
servisních zásazích a jiných technických opatřeních a základních provozních údajích vztahujících
se k příslušné službě po dobu 4 let od ukončení smluvního vztahu.
U zákazníků, kteří si od nás zakoupili zboží jsme oprávněni zpracovávat základní osobní,
identifikační a kontaktní údaje a údaje o službách po dobu 4 let ode dne uplynut záruční lhůty
na toto zboží.
V případě komunikace mezi námi a potenciálním zákazníkem, která nebyla završena uzavřením
smlouvy, jsme oprávněni zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 5 let od doby poslední
komunikace s tímto potenciálním zákazníkem.
Na základě platné legislativní úpravy jsou po dobu 10 let ode dne vystavení archivovány
faktury. Po dobu 10. let ode dne ukončení smlouvy jsou rovněž archivovány zákaznické smlouvy.
U zákazníků, kteří vůči nám nemají splněny veškeré závazky, jsme oprávněni zpracovávat
základní osobní, identifikační a kontaktní údaje a údaje o službách, komunikaci s našimi
pracovníky, servisních zásazích a jiných technických opatřeních vztahujících se k příslušné službě
po dobu 5 let od ukončení smluvního vztahu.
Po dobu 6 měsíců, tedy dobu stanovenou platnou legislativou, jsme rovněž povinni uchovávat
provozní údaje a tyto na požádání poskytnout oprávněným orgánům.
Kamerové záznamy z našich provozoven a dalších prostor jsou archivovány po dobu maximálně
60 dnů ode dne pořízení příslušného záznamu.

Zabezpečení osobních a citlivých údajů

Údaje v elektronické podobě jsou uloženy a zpracovávány na našich zabezpečených serverech.
Přístup k těmto údajům mají pouze takové osoby, které mají s naší společnost uzavřenou
zpracovatelskou smlouvu (tj. mají postavení zpracovatelů osobních údajů) a tyto údaje smějí
využívat pouze k plnění svých pracovních povinnost.
Údaje v papírové podobě podléhají obdobnému režimu přístupu, jako údaje v elektronické
podobě. Přístup k nim je zabezpečen zpravidla mechanicky, v nepovolaným osobám
nepřístupných kancelářích, v uzamčených skříních či v archivu, případně v uzamčeném vozidle
(v okamžiku fyzického přesunu těchto dokladů).

Jaká práva mají v kontextu ochrany osobních údajů naši zákazníci?

• právo odvolat souhlas se zpracováním svých osobních údajů
• právo na opravu či doplnění údajů, pokud zákazník zjistí, že o něm zpracováváme
  nesprávné, nepřesné, neúplné nebo zastaralé údaje
• právo na přístup ke svým osobním údajům
• právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“) po nás může zákazník
  požadovat, pokud:
  - již jeho osobní údaje nejsou potřebné pro účely, pro které byly
  shromážděny a zpracovávány
  - zákazník odvolal svůj souhlas, na základě kterého byly tyto údaje
  zpracovávány a neexistuje žádný právní důvod pro jejich zpracovávání
  - zákazník vznese námitku či stížnost proti zpracování na základě
  oprávněného zájmu, pokud neexistují převažující oprávněné důvody ke
  zpracování na naší straně
  - osobní údaje zákazníků jsou zpracovávány v rozporu s platnými
  legislativními normami
  - osobní údaje musí být vymazány či anonymizovány pro splnění platných
  legislativních norem.

Údaje zákazníků naopak nemohou být vymazány ani anonymizovány, pokud je jejich
zpracování nezbytné pro splnění právní povinnost nebo určení výkon nebo obhajobu našich
oprávněných zájmů.

• právo na omezení zpracování má zákazník v případě, že popírá přesnost zpracovávaných
  osobních údajů, důvody jejich zpracovávání nebo při vznesení námitky proti zpracování
• právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu naší
  společnost. Pokud neprokážeme oprávněný důvod pro zpracování, který převáží nad
  zájmy ochrany osobních údajů zákazníka, od zpracování těchto údajů upustíme
• právo na přenos údajů mají naši zákazníci v případě, že zpracováváme jejich osobní
  údaje automatizovaně, na základě jejich souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy.
  Příslušné údaje pak budou zákazníkovi poskytnuty v elektronicky zabezpečeném,
  strojově čitelném formátu a zákazník má následně možnost předat je jinému správci
• pokud se zákazník domnívá, že došlo k porušení našich povinnost v souvislost s pravidly
  GDPR, má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Často kladené dotazy

Můžeme osobní a citlivé údaje zákazníků zpracovávat i bez jejich aktivního souhlasu?
Ano, avšak pouze za účelem splnění zákonné povinnost či naplnění našeho oprávněného zájmu.
To znamená, že můžeme bez souhlasu zákazníka zpracovávat takové údaje, které potřebujeme
k uzavření smluvního vztahu a k poskytování našich služeb.
Jak a kdy můžete svůj souhlas se zpracováním osobních údajů odvolat?
V případě údajů, jejichž zpracování nám ukládá platná legislativa, nelze nesouhlasit s jejich
zpracováním. Stejně tak nelze mazat údaje, které vyžaduje náš oprávněný zájem. Souhlas se
zpracováním všech dalších údajů, zejména těch využívaných pro marketingové účely, nám naši
zákazníci udělují naprosto dobrovolně a můžou jej kdykoli odvolat. Neudělení souhlasu či jeho
odvolání nemá žádné důsledky na smluvní vztah s námi, na využívání našich produktů a služeb.
Souhlas lze odvolat:
na jakékoli naší kontaktní kanceláři
zasláním vyplněného formuláře s Vaším podpisem na kontakt info@reko-print.cz
prostřednictvím funkcionality v elektronickém vyúčtování (u některých typů souhlasů)
Co jsou to soubory cookies?
Cookies běžně slouží k rozlišování jednotlivých uživatelů navštěvujících naše webové stránky.
Ukládají se do nich uživatelské předvolby, které na webových stránkách uživatelé provedli, takže
uživatelé tyto údaje nemusí zadávat opakovaně. Cookies se ukládají na straně klienta (uživatele)
jako krátké textové soubory. Cookies neznamenají žádné nebezpečí pro počítač jako takový.
Navštívený web je ale prostřednictvím cookies informován, které konkrétní stránky na našem
webu a jak často uživatel navštěvuje, jaké informace vyhledává apod. Těchto informací následně
můžeme využívat statistické vyhodnocování chování návštěvníků. Cookies nepoužíváme pro
zjištění totožnost uživatelů webových stránek ani ke zneužit přihlašovacích údajů.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

V případě jakéhokoli dotazu v kontextu pravidel GDPR, námitek vůči zpracování údajů či
odvolání souhlasu využijte, prosíme e-mail info@reko-print.cz či listovní adresu.

Verze 1, platnost od 25.5.2018